Office Assistant

Job Description

Cynorthwy-ydd SwyddfaCasnewydd, GwentAmdanom niCymwysterau Cymru ydym ni, y sefydliad annibynnol syn gyfrifol am reoleiddio cymwysterau cyffredinol a galwedigaethol yng Nghymru. Rydym yn canolbwyntio ar gymwysterau syn cael eu hariannun gyhoeddus, gan gynnwys TGAU, Safon Uwch a chymwysterau galwedigaethol.Ar hyn o bryd rydym yn chwilio am Gynorthwy-ydd Swyddfa i ddarparu gorchudd mamolaeth yn llawn amser, yn barhaol.Y Manteision- Cyflog o £21,300 - £24,630 y flwyddyn- 30 diwrnod o wyliau blynyddol (yn ogystalgwyliau cyhoeddus a chau swyddfa hyd at dridiau adeg y Nadolig)- Trefniadau gweithio hyblyg- Aelodaeth o Gynllun Pensiwn y Gwasanaeth SifilDymar cyfle delfrydol i unigolyn sydd am ennill profiad mewn rl weinyddol a gallai ddarparu datblygiad ar gyfer rhywun newydd ir gweithle, yn ogystalsiwtio rhywun a brofwyd mewn rolau gweinyddol yn ein sefydliad rhagorol.Byddwch yn ennill ystod eang o sgiliau a phrofiad swyddfa, gan hogi eich talent a gwella eich cyflogadwyedd yn y dyfodol. Gan ein bod yn sefydliad dwyieithog, bydd cyfle i chi ddysgu Cymraeg hefyd, gan ymestyn eich gwybodaeth ieithoedd mewn lleoliad busnes.Y RlFel Cynorthwyydd Swyddfa, byddwch yn cynorthwyor Cyfleusterau i arwain gyda gweithrediad effeithiol y swyddfa a materion Iechyd a Diogelwch.Byddwch yn gweithredu mewn capasiti gwasanaethau cwsmeriaid fel man cyswllt cyntaf y sefydliad, yn cynnwys delio ag ymwelwyr yn y dderbynfa ac ateb y brif linell ffn.Yn ogystaldelio gydag ymholiadau syml a nodir bobl gywir i drosglwyddo ymholiadau iddynt, byddwch yn deliogwefan ac ymholiadau, diweddaru meddalwedd Rheoli Perthynas Cwsmeriaid fel y bon briodol, cynnal ein cronfa ddata cysylltiadau a rheoli cyfarfodydd.Yn ogystal, byddwch:- Cefnogi ein Rheolwr Cyfleusterau wrth ddilyn ein hadeilad wedi ei gynnal yn ddigonol- Cynorthwyo gyda rheolir maes parcio- Cysylltuchontractwyr rheoli cyfleusterau syn gweithio ar y safle- Gwneud hyfforddiant cymorth cyntaf- Gweithredu fel requisitioner yn y system gyllid, codi archebion a chofnodi danfoniadau YnglynChiIw ystyried fel Cynorthwy-ydd Swyddfa, bydd angen:- Profiad gweinyddu swyddfa NEU sgiliau a dawn syn drosglwyddadwy ir rl hon- Sgiliau TGCh medrus gan gynnwys Word, Excel, Outlook a Share Point- Sgiliau trefnu cryf gydar gallu i weithion hyblyg ar draws gwahanol dimau- Ffocws cryf ar wasanaeth cwsmeriaid- Y gallu i gyfathrebun hyderus ac effeithiol gyda staff ar draws pob graddY dyddiad cau ar gyfer ceisiadau ydy 24 Hydref 2022.Gall sefydliadau eraill alwr rl hon yn Swyddog Gweinyddol, Gweinyddwr Swyddfa, Cynorthwy-ydd Gweinyddu, Derbynnydd, PA, neu Ysgrifennydd.Felly, os ydych chin chwilio am gyfle newydd fel Cynorthwyydd Swyddfa, gwnewch gais trwyr botwm a ddangosir. Maer swydd wag hon yn cael ei hysbysebu gan Webrecruit. Y gwasanaethau a hysbysebir gan Webrecruit yw rhai Asiantaeth Gyflogaeth.Office AssistantNewport, GwentAbout UsWe are Qualifications Wales, the independent organisation responsible for regulating general and vocational qualifications in Wales. We focus on publicly funded qualifications, including GCSEs, A-Levels and vocational qualifications.Were currently looking for an Office Assistant to provide maternity cover on a full-time, permanent basis.The Benefits- Salary of £21,300 - £24,630 per annum- 30 days annual leave (in addition to public holidays and up to three days office closure at Christmas)- Flexible working arrangements- Membership of the Civil Service Pension SchemeThis is the ideal opportunity for an individual looking to gain experience in an administrative role and could provide development for someone new to the workplace, as well as suiting someone experienced in administrative roles in our excellent organisation.You will gain a wide range of office skills and experience, honing your talent and enhancing your future employability. As we are a bilingual organisation, you will also have the chance to learn Welsh, extending your languages knowledge in a business setting.The RoleAs an Office Assistant, you will assist the Facilities lead with the effective operation of the office and Health and Safety matters.You will act in a customer service capacity as the first contact point for the organisation, including dealing with visitors at reception and answering the main telephone line.As well as dealing with simple queries and identifying the right people to transfer queries to, you will deal with website and enquiries, update Customer Relationship Management software as appropriate, maintain our contacts database and manage meetings.Additionally, you will:- Support our Facilities Manager in ensuing our building is sufficiently maintained- Assist with the management of the car park- Liaise with facilities management contractors working on site- Undertake first aid training- Act as a requisitioner in the finance system, raising orders and recording deliveriesAbout YouTo be considered as an Office Assistant, you will need:- Office administration experience OR skills and aptitude that are transferable to this role- Proficient ICT skills including Word, Excel, Outlook and Share Point- Strong organisational skills with the ability to work flexibly across different teams- A strong focus on customer service- The ability to communicate confidently and effectively with staff across all gradesThe closing date for applications is 24th October 2022.Other organisations may call this role Administrative Officer, Office Administrator, Administration Assistant, Receptionist, PA, or Secretary.So, if youre seeking a new opportunity as an Office Assistant, please apply via the button shown. This vacancy is being advertised by Webrecruit. The services advertised by Webrecruit are those of an Employment Agency.